Nutzende

Gemäß unserer Datenschutzinformation werden Nutzende deprovisioniert, wenn

• Nutzende keinen Zugang mehr zu bwIDM haben.
• Nutzende über ein Jahr inaktiv sind.

Nutzende verlieren den Zugang zu bwIDM, wenn die Heimatorganisation (Universität, Hochschule) nicht länger Informationen zu den Nutzenden liefert (z.B. Exmatrikulation). Inaktivität bedeutet, dass Nutzende nicht mit dem JupyterHub interagiert haben (z.B. Anmeldung am Dienst, Profil starten, usw.).

Benachrichtigungen

Um unerwartete Datenverluste zu vermeiden, benachrichtigen wir alle Nutzende, die von der Deprovisionierng betroffen sind. Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Dazu wird die E-Mail-Adresse hinter dem JupyterHub-Benutzernamen verwendet. Die E-Mails werden jeweils 3 Monate, 30 Tage und 7 Tage vor der Deprovisionierung versendet.

Vor jeder erneuten Benachrichtigung und dem Tag der Deprovisionierung wird geprüft, ob Nutzende mittlerweile wieder Zugang zu bwIDM haben oder aktiv wurden. In diesem Fall wird keine erneute Benachrichtigung verschickt.

Betroffene Daten

Zum Stichtag werden die Daten ohne erneute Benachrichtigung vollständig und unwiderruflich gelöscht. Wir bitten Sie daher die Daten mit dem Eingang der Benachrichtigungen rechtzeitig zu sichern.
Folgende Daten werden gelöscht:

• Nutzerverzeichnis: Alle Dateien, die sich im Nutzerverzeichnis befinden, werden gelöscht.

Profile, die dem Nutzenden gehören, werden nicht gelöscht. Stattdessen wird ein "Ghost User" das Profil übernehmen. Das Profil wird dann entsprechend der Deprovisionierungsregeln für Profile gelöscht.

Profile

Dozierende können für Ihre Veranstaltungen eigene Profile anlegen, um z.B. Dateien mit Studierenden zu teilen und Abgaben korrigieren zu können. Da die Inhalte mit dem Ende der Lehrveranstaltung meist nicht länger verwendet werden, werden die Profile zum Enddatum gelöscht.

Das Enddatum wird automatisch bei der Profilerstellung berechnet und gesetzt. Das Enddatum ist das nächste Semesterende (31. März oder 30. September) in einem Jahr nach Profilerstellung. Zum Beispiel:

• Ein Profil, das am 10. Februar 2026 erstellt wird, wird am 31. März 2027 gelöscht.
• Ein Profil, das am 27. August 2026 erstellt wird, wird am 30. September 2027 gelöscht.
• Ein Profil, das am 13. Dezember 2026 erstellt wird, wird am 31. März 2028 gelöscht.

Das Enddatum eines Profils kann auf der Seite der Profilauswahl über das Info-Icon () eingesehen werden.

Benachrichtigungen

Um unerwartete Datenverluste zu vermeiden, benachrichtigen wir alle Nutzende, die von der Deprovisionierng der Profile betroffen sind:

• Nutzende, die mindestens ein Profil angelegt haben, das deprovisioniert wird.
• Nutzende, die mindestens ein Profil besucht haben, das deprovisioniert wird.

Die Benachrichtigung erfolgt per E-Mail. Dazu wird die E-Mail-Adresse hinter dem JupyterHub-Benutzernamen verwendet. Die E-Mails werden jeweils 30 Tage und 7 Tage vor der Deprovisionierung versendet.

Betroffene Daten

Zum Stichtag, also dem entsprechenden Semesterende, werden die Daten ohne erneute Benachrichtigung vollständig und unwiderruflich gelöscht. Wir bitten Sie daher die Daten mit dem Eingang der Benachrichtigungen rechtzeitig zu sichern.
Folgende Daten werden gelöscht:

• Profil: Das Profil wird gelöscht. Damit funktioniert der geteilte Link zum Profil nicht mehr. Das Profil taucht nicht mehr in der Profil-Auswahl oder auf der Seite "Profile Management" auf. Das Profil kann nicht mehr gestartet werden. Falls ein Image-Pull-Secret gesetzt wurde, wird dies auch gelöscht.
• Geteilter Ordner: Alle Daten, die sich im Ordner __shared befinden, werden gelöscht. Inhalte, die vor der Löschung vom geteilten Ordner in das persönliche Nutzerverzeichnis kopiert wurden, werden nicht gelöscht.
• Geteilter Ordner für Collaborators: Alle Daten, die sich im Ordner __collaborators befinden, werden gelöscht. Inhalte, die vor der Löschung vom geteilten Ordner für Collaborators in das persönliche Nutzerverzeichnis kopiert wurden, werden nicht gelöscht.
• Abgaben und Korrekturen: Alle Abgaben und Korrekturen, die über die Ordner __submission und __correction getätigt werden, werden gelöscht.
• Gruppen: Alle Gruppen werden gelöscht. Dazu gehört die Gruppenzugehörigkeit der Nutzenden und das Nutzerverzeichnis der Gruppe.